Der Humorist Dave Barry bemerkte einmal : „Wenn man in einem Wort den Grund dafür benennen müsste, warum die Menschheit ihr volles Potenzial nicht ausgeschöpft hat und es auch nie ausschöpfen wird, wäre dieses Wort ‚Meetings‘.“ Er hatte Recht. Das heißt aber nicht, dass es nichts Wichtiges zu besprechen gäbe, wenn man sich mit anderen zusammensetzt. Wenn die Zeit nur produktiv genutzt würde! Sich in endlosen Diskussionen zu verlieren, ist einer der Gründe, warum das nicht passiert. Nehmen Sie also Platz in meinem virtuellen Konferenzraum. Wir werden den Ursprüngen dieser endlosen Diskussionen auf den Grund gehen und herausfinden, wie Sie Ihr nächstes grauenhaftes Meeting überstehen.
Was ist Bikeshedding?
Bikeshedding tritt auf, wenn Teilnehmer einer Besprechung unverhältnismäßig viel Zeit und Energie für triviale Angelegenheiten anstatt für wichtige Themen aufwenden. Dieses Phänomen ist auch als Parkinsonsches Gesetz der Trivialität bekannt, das besagt, dass „die für einen Tagesordnungspunkt aufgewendete Zeit umgekehrt proportional zur Höhe des Betrags ist“
Anders ausgedrückt: Je teurer und damit wichtiger ein Projekt ist, desto weniger Zeit wird darüber diskutiert. Dieser bekannte Ausspruch stammt vom britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson und wurde 1957 in seinem Buch „ Parkinsons Gesetz: Oder das Streben nach Fortschritt“ . Um die Verwendung des Begriffs „Bikeshedding“ zu verstehen, betrachten Sie die folgende Fallstudie.
Eine Fallstudie zum Thema Fahrradabwurf
Nehmen wir an einer Besprechung teil, in der das Gesetz der Belanglosigkeit in Kraft treten wird, und beobachten wir, wie die Dinge bergab gehen. Die Tagesordnung wurde gerade bekannt gegeben. Nichts Besonderes. Nur die üblichen Besprechungsthemen:
- Vorschlag für ein 10.000.000-Dollar-Kernkraftwerk
- Vorschlag für einen Fahrradschuppen für 500 Dollar
- Vorschlag für eine Kaffeemaschine für 50 Dollar
Diskussion über das Kernkraftwerk
Die Sitzung beginnt, und wir beginnen mit Punkt eins. Es werden besorgte Blicke ausgetauscht. Allen ist die Tragweite dieses Projekts und die weitreichenden Konsequenzen der gemeinsamen Entscheidung vollkommen bewusst. Der Vorschlag wird in weniger als drei Minuten angenommen.
Und so geht es weiter.
Diskussion über den Fahrradschuppen
Die Stimmung hellt sich auf. Eine Kollegin outet sich als begeisterte Fahrradfahrerin. Sie erzählt von den Vor- und Nachteilen verschiedener Fahrradunterstände in unterschiedlichen Gegenden des englischen Mittleren Westens, dessen Klima dem unseren ähnelt. Tatsächlich erinnert sie sich nun an eine wunderbare Geschichte von ihrer letzten Radtour durch die ungarische Wildnis. Und sie ist damit sicherlich nicht allein.
Ihre Anekdote ist nur eine von mehreren leidenschaftlichen Beiträgen zu Materialien, Farbwahl, bevorzugter Beschichtung und Kosteneffizienz. Die Ungarn bauen Fahrradschuppen noch immer auf altmodische Art mit Ziegeldächern, weiß ein Mitglied. „Das stimmt nicht ganz“, wirft ein anderer Fahrradliebhaber ein. Dächer wurden oft aus Verbundplatten gefertigt, was sicherlich ein Material ist, das man in Betracht ziehen sollte. Die Gruppe beschäftigt sich 45 Minuten lang damit. Der Vorschlag wird angenommen.
Diskussion über die Kaffeemaschine
Punkt drei ist endlich an der Reihe: der Vorschlag für die Kaffeemaschine. Jeder liebt Kaffee. Jeder kennt sich mit Kaffee aus. Selbst diejenigen, die sich sonst eher zurückhaltend zu Fahrradständern geäußert haben, mischen sich jetzt ein. Eine lebhafte Debatte entbrennt. Zwischen denen, die das Aroma und die Qualität von Barista-Kaffee bevorzugen, und denen, die den Komfort und die Bequemlichkeit von Kaffeevollautomaten schätzen.
In einer Besprechung hat jeder die Möglichkeit, seine Meinung zu äußern.
Das Ladybird-Buch der Begegnung
Die meisten Anwesenden haben zwar nichts zu sagen, äußern sich aber trotzdem.
So war die Besprechung keine Zeitverschwendung.
Sie sehen, worauf das hinausläuft. Die Gruppe debattiert eine Stunde und fünfzehn Minuten. Es wird kein Ergebnis erzielt. Die Entscheidung wird bis zur nächsten Sitzung vertagt; weitere Diskussionen stehen noch aus.
Es wird ein formeller Antrag an das Sekretariat gestellt, um weitere Informationen zusammenzutragen und so eine verantwortungsvolle Entscheidung zu gewährleisten. Alle Beteiligten gehen mit dem Gefühl, einen angemessenen und sinnvollen Beitrag zum Gespräch geleistet zu haben.
Die Gründe für das Bikeshedding
Überrascht? Wohl kaum. Wir erleben gerade ein Paradebeispiel für Bikeshedding. Tatsächlich habe ich mir erlaubt, Parkinsons eigenes Beispiel aus seinem Buch etwas abzuwandeln. Es versteht sich von selbst, dass man erwarten würde, dass teure Projekte viel ausführlicher diskutiert werden als die billigen. Laut Parkinson geschieht das jedoch nicht.
Komplexität
Ein wesentlicher Faktor ist die Komplexität. Kernkraftwerke sind natürlich unendlich viel komplizierter und abstrakter als ein Fahrradschuppen, geschweige denn eine Kaffeemaschine. Nur wenige Menschen verstehen, wie sie funktionieren und was alles zu ihrem Bau dazugehört. Für einen Laien ist es nahezu unmöglich, sich sicher über ein solches Thema zu äußern.
Ein Fahrradschuppen ist zwar nicht alltäglich, aber mit etwas Allgemeinwissen und Vernunft viel leichter zu verstehen. Parkinsons Vorschlag einer Kaffeemaschine ist ebenfalls kein Zufall. Er ist günstig, leicht verständlich, und man muss kein Experte sein, um seine Meinung zu äußern. Daher fühlt sich jeder kompetent genug, seine Stimme beizusteuern.
Die drei Vorschläge sind natürlich Metaphern. Verschiedene Organisationen werden ihre eigenen Versionen von Atomreaktoren, Fahrradschuppen und Kaffeemaschinen haben. (Versuchen Sie, die Entsprechungen in Ihren eigenen Kontexten zu erkennen.) Hinzu kommt der Faktor der Auslagerung unserer Verantwortung an andere.
Outsourcing
Stellt euch eine Familienbesprechung vor. Wir diskutieren den Kauf eines neuen Wohnmobils für 100.000 Dollar – eine ziemlich wichtige Entscheidung. Ich nehme an, unsere achtjährigen Kinder würden sich eher für die Farbe und die schiere Größe des Wohnmobils interessieren als für Spritverbrauch oder Wiederverkaufswert. Das ist ihnen einfach zu kompliziert. Andererseits unterschätze ich unsere imaginären Kinder vielleicht auch gewaltig.
Adam blickt auf seine Uhr.
Das Ladybird-Buch der Begegnung
Jede Sekunde, die verstreicht, ist verlorene Zeit, die er mit der Besprechung des Firmenstandes auf der Frankfurter Badezimmermesse verbracht hat.
Adams Leben wird Stück für Stück aufgefressen, während er vorgibt, sich für Armaturen zu interessieren.
Der Punkt ist, dass unsere Familie möglicherweise mehr Zeit damit verbringt, über Nebensächlichkeiten des neuen Wohnmobils oder anderer damit verbundener, trivialer Anschaffungen zu sprechen, als sich mit den technischen Spezifikationen des Fahrzeugs auseinanderzusetzen. Warum? Weil wir bequemerweise annehmen, dass der Verkäufer die technischen Details viel besser versteht als wir. Also schieben wir unsere Verantwortung auf jemand anderen ab.
Ich bin sicher, es wird schon gut gehen. Jedenfalls bleibt das Problem bestehen, dass Entscheidungen über wichtige, komplexe und kostspielige Projekte getroffen werden müssen. Am besten von Personen, die sich mit der Materie auskennen und die Verantwortung für die Folgen der Entscheidung tragen. Das führt uns zu der Frage, wie wir das Problem mit den Meetings lösen können.
Wie man das Bikeshedding überwindet
Wie können wir also das ständige Abschweifen in Nebensächlichkeiten (sogenanntes „Bikeshedding“) verhindern? Zunächst sollten wir anerkennen, dass wir niemanden zu produktiven Diskussionen über Themen zwingen können, von denen er wenig Ahnung hat. Gleichzeitig müssen wir verhindern, dass er sich in belanglosen Details wie dem Rösten von Kaffeebohnen verliert. Nehmen wir an, unser Ziel ist es, das Kraftwerk sachlich zu diskutieren und einige Strategien zu erörtern.
Hausaufgaben geben
Wir könnten den Teilnehmern Hausaufgaben geben, damit sie vorbereitet zum Meeting erscheinen. Ein Memo mit den wichtigsten Punkten würde ihnen helfen, das Thema besser zu verstehen und sich konstruktiver einzubringen. Allerdings scheint dies das Problem nur auf die Zeit vor dem Meeting zu verlagern.
Ich habe noch nie einen Ausschuss erlebt, in dem alle Mitglieder die hochspezialisierten, 50-seitigen Berichte, die ihnen zwei Wochen im Voraus zugeschickt wurden, tatsächlich gelesen und verstanden haben. Wenn sie vorher keine Experten für Kernenergie waren, hätte dieses Memo wahrscheinlich ohnehin nichts geändert.
Außerdem kann die Lösung der Hausaufgaben bei weniger informierten Mitgliedern ein unbewusstes Gefühl der Inkompetenz – die Illusion, sie wüssten, wovon sie sprechen. Hast du eigentlich schon bemerkt, wie dein Körper reagiert hat, als ich das Wort „Hausaufgaben“ ? Konzentrieren wir uns also lieber auf die Dinge, die wir beeinflussen können.
Die Macht der Agenda-Setting-Strategie
Die Tagesordnung ist ein oft unterschätztes Instrument. Sie bestimmt sowohl den Zweck als auch den Inhalt des Meetings. Was nicht auf der Tagesordnung steht, wird nicht besprochen. Nun ja, ganz so einfach ist es nicht. Ein Thema kann durchaus noch kurz am Ende des Meetings unter „ Sonstiges“ – also genau dann, wenn alle am liebsten nach Hause gehen würden.
Ich meine Folgendes: Wenn wir den Fahrradschuppen oder die Kaffeemaschine nicht mit einbeziehen, rauben diese Projekte unserem Hauptprojekt keine wertvolle Zeit. Natürlich werden unsere Teilnehmer dadurch auch nicht plötzlich zu Experten. Daher sollten wir den Vorschlag vielleicht in kleinere Punkte unterteilen, über die die Leute tatsächlich diskutieren können.
Über ein metaphorisches Kraftwerk gäbe es viel zu diskutieren: seinen Standort, die Öffentlichkeitsarbeit, die lokale Politik und Sicherheitsaspekte. Und wenn unsere Teilnehmer in keinem dieser Bereiche über Fachkenntnisse verfügen, warum sind sie dann überhaupt anwesend? Das führt uns zu Lösungsansatz Nummer drei.
Die richtigen Leute in den Raum bringen
Wenn wir die Sitzung durch eine Änderung der Tagesordnung nicht verbessern können, sollten wir uns überlegen, ob wir wirklich Experten in den Raum holen können. Wir suchen solche Experten, für die das Thema Nukleartechnik so selbstverständlich ist wie das Thema Kaffee. Experten, die nicht dem Peter-Prinzip .
Wir sollten auch erwägen, vor der wichtigen Entscheidung kleinere Treffen mit unseren Experten anzusetzen. So wären die wichtigsten Diskussionen bereits geführt, und die Vorstandsmitglieder hätten weniger Anreiz, ein unangenehmes Kompetenzspiel zu spielen.
Herr Bideford mag keine Besprechungen, deshalb geht er wieder in seinen Schrank.
Das Ladybird-Buch der Begegnung
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Zusammenstellung des Meetings betrifft den/die Vorsitzende/n. Wir brauchen jemanden, der/die die Moderation beherrscht und die Diskussion produktiv hält. Das bedeutet, sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte angesprochen werden und jeder die Möglichkeit hat, sich zu äußern. Der/Die Vorsitzende sollte außerdem in der Lage sein, ein Gespräch elegant wieder auf das Thema zurückzuführen, falls es zu trivial wird.
Um dies zu erreichen, kann es sich lohnen, einen kompetenten Sitzungsleiter zu engagieren, der zielorientiert arbeitet. Er muss nicht die Entscheidung treffen. Er muss nur dann ein Ergebnis erzwingen, wenn alles gesagt ist und die Sitzung in Belanglosigkeiten abdriftet. Apropos Zielorientierung: Dinge voranbringen.
Elons Produktivitätstipps
Wenn Sie das nächste Mal in einem unproduktiven Meeting sitzen, versuchen Sie doch mal, den Stundenlohn der Teilnehmer zu schätzen. Das gibt Ihnen eine gute Vorstellung davon, wie viel Geld gerade verschwendet und wie viel Potenzial ungenutzt bleibt. Manchmal ist die beste Lösung, Meetings einfach gar nicht erst abzuhalten. Das erfordert einen Kulturwandel im Unternehmen. Hier ist, was der Milliardär und Komiker Elon Musk in einer durchgesickerten E-Mail an Tesla-Mitarbeiter :
- Übermäßige Meetings sind ein Übel großer Unternehmen und verschlimmern sich fast immer mit der Zeit. Bitte schaffen Sie alle großen Meetings ab, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass sie allen Teilnehmern einen Mehrwert bieten. In diesem Fall sollten Sie sie sehr kurz halten.
- Vermeiden Sie außerdem häufige Besprechungen, es sei denn, es handelt sich um eine äußerst dringende Angelegenheit. Sobald die dringende Angelegenheit geklärt ist, sollte die Häufigkeit der Besprechungen rasch abnehmen.
- Verlassen Sie ein Meeting oder beenden Sie ein Gespräch, sobald klar wird, dass Sie keinen Mehrwert bieten. Es ist nicht unhöflich zu gehen, sondern unhöflich, jemanden zum Bleiben zu zwingen und dessen Zeit zu verschwenden.
Sie denken jetzt vielleicht: Das klingt ja alles toll. Aber ich kann das alles nicht umsetzen. Ich kann die Agenda nicht bestimmen. Ich habe keinen Einfluss darauf, wer dabei ist. Ich bin kein exzentrischer Milliardär. Und ich gern Hausaufgaben. Hier ist, was Sie meiner Meinung nach tun können.
Viel Spaß bei der Bikeshedding-Show!
Stellen wir uns vor, wir sind zurück im Meeting und die Stimmung ist ziemlich unangenehm und unproduktiv. Wir können sie vielleicht nicht verbessern. Aber wir können das Meeting zumindest erträglicher machen. Denn da ist jemand im Raum, den wir wie keinen anderen beeinflussen können: uns selbst. Wir müssen nur das Gesetz der Trivialität in ein scharfes analytisches Werkzeug verwandeln, ähnlich wie Wittgensteins Lineal .
Wie von Dune, es ausdrückte: „Zu wissen, wo die Falle ist – das ist der erste Schritt, um ihr zu entgehen.“ Wurden wichtige Themen überhastet abgehandelt, und stecken wir nun in einer endlosen Unterhaltung über Belanglosigkeiten fest? Konnten wir das anhand der Tagesordnung erahnen? Scheinen die Anwesenden zu wissen, wovon sie sprechen? Gibt der Vorsitzende der Sitzung eine klare Richtung vor? Ja, ja, nein und nein? Dann ist es wahrscheinlich so weit.
Sobald wir merken, dass Bikeshedding stattfindet, sollten wir vielleicht aufhören, dazu beizutragen. Wenn wir etwas Sinnvolles beizutragen haben, das alle dem Ziel näherbringt, wunderbar. Wenn nicht, dann lassen wir es. Auch wenn wir uns gerade daran erinnert haben, wie gern wir als Achtjährige im Fahrradschuppen unseres Nachbarn Verstecken gespielt haben. Hochwertige Schuppenschlösser sind so wichtig. Niemand hat den Sicherheitsaspekt bisher angesprochen!
Wir halten den Mund und stören die Situation auch nicht, indem wir auf den Fahrradschuppen im Zimmer hinweisen. Die alte Scheune ist – zumindest für uns – nicht mehr zu retten. Also lassen wir es einfach auf uns zukommen. Ein Grund, warum wir eine ganze Staffel von „The Office“ ist, dass wir nicht Teil davon sind. Wir sind eher allwissende Beobachter. Wir beobachten die Charaktere, können uns mit den Absurditäten identifizieren und werden unterhalten.
Schlussgedanken
Vielleicht ist das ständige Hin und Her zwischen den Themen die Art und Weise, wie das Universum den menschlichen Fortschritt bremst. Es mag unvermeidlich sein. Doch sobald wir erkannt haben, dass wir laut Gesetz der Belanglosigkeit zu vier Stunden sinnloser Anekdoten verurteilt sind, können wir uns zurücklehnen und eine Pause einlegen.
Unser freundliches Nicken und unser neugieriges Lächeln tragen nur zu unserem Bild als sympathische Profis bei. Genießen wir diese neueste Folge von „Bikeshedding“. Nur noch dreißig Minuten, dann müssen wir wieder produktiv sein. Meetings müssen nicht furchtbar sein.
